Познакомиться с возможностями

Контролируете бумажный архив? Это 10—15% всей информации, создаваемой сотрудниками. Остальное — в исходных файлах на компьютерах сотрудников, и предприятие этот объем не контролирует. Файлы, хранящиеся только на компьютере пользователя, сильнее подвержены риску безвозвратной потери.

Схема контроля заключается в следующем. После включения проекта в план работ исполнителям выдаются производственные задания, содержащие перечень закрепленных за ними работ со сроками выполнения. При этом исполнитель уведомляет о факте получения задания, и дата получения фиксируется.

Задания ранжируются по признакам: выдано, запланировано, принято в работу, завершено, выполнено и отозвано.

Эффект от оперативного управления

• планирование трудозатрат на выполнение заданий,
• контроль сроков выполнения планов работ.

При этом можно согласовывать работы по нескольким проектам/планам и распределять между ними ресурсы, а также:

• выстраивать структуру декомпозиции работ,
• формировать календарь проекта,
• рассчитывать трудоемкость плана работ,
• находить критический путь,
• выдавать задания по запланированным задачам в системе ЛОЦМАН:ПГС,
• отслеживать выполнение работ,
• контролировать загруженность исполнителей по различным задачам и проектам,
• экспортировать данные в MS Project.

При работе в системе ЛОЦМАН:ПГС обеспечивается полноценная коллективная работа над проектом с поддержкой технологии сквозного проектирования, реализованной во многих современных системах автоматизированного проектирования.

Данная технология позволяет:

• избежать повторного вычерчивания одних и тех же элементов проекта разными специалистами,
• контролировать и своевременно реагировать на возникающие коллизии при внесении изменений в разделы проекта,
• подключать инженеров смежных специальностей на более ранних этапах, не дожидаясь окончания проектирования на предыдущем этапе, что позволяет сокращать общую продолжительность процесса проектирования.

При изменении файла, выполненном инженером-смежником, система выдает уведомление. Функции просмотра истории изменения файлов в графическом режиме и возврата к любому состоянию файла доступны при работе с панелью файлов.

Эффект от коллективной работы над проектом при использовании ЛОЦМАН:ПГС:

• сокращение сроков проектирования за счет сокращения времени на выполнение рутинных операций,
• рост качества проектных работ за счет сокращения ошибок проектирования.

Бумажный чертеж в процессе согласования должен последовательно попасть на стол к нескольким сотрудникам проектной организации, что порой занимает много времени и замедляет процесс выпуска проекта.

Применение ЛОЦМАН:ПГС и ЛОЦМАН:ОРД позволяет ускорить данную процедуру внутри организации посредством параллельного согласования вместо последовательного там, где это возможно. В продуктах АСКОН обеспечена возможность применения комбинированной схемы (параллельно-последовательной).

Сравнение версий документов

Интеллектуальный алгоритм сравнивает все различия в двух версиях одного документа и выделяет их цветом.

Согласно ФЗ-63 электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

1. квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
2. квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
3. имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, получивших подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;
4. квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).

Для ее полноценного использования в электронном документообороте необходимо знать роль подписавшего (характер работы, выполняемой лицом, подписывающим документ). Поэтому в ЛОЦМАН:ПГС реализована ЭП с указанием роли: «Разработал», «Проверил», «Утвердил».

Состав проекта формируется из файлов в нередактируемом формате XPS, подписанных электронной подписью. Электронная подпись и применение нередактируемого формата (XPS) файлов, предназначенных для хранения в электронном архиве, гарантируют, что содержимое документа не было изменено или подделано после подписания. Такие документы являются электронными подлинниками.

Получение документов XPS в ЛОЦМАН:ПГС возможно при помощи технологии Печать в PDM. Достаточно распечатать необходимый файл на специальном виртуальном принтере, являющемся частью системы, указав в диалоге местоположение электронного документа в составе проекта.

Эффект от использования электронных подлинников

• снижение издержек на доработку проекта за счет упрощения процессов согласования,
• обеспечение сохранности интеллектуальной собственности и информационной безопасности предприятия.

Возможности электронного архива:

• управление документами в электронном архиве (приемка на хранение, регистрация, контроль, учет),
• автоматическое изменение электронных подлинников при внесении изменений в исходный документ.

Основные бизнес-процессы:

• регистрация входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов (договоров, приказов, служебных записок и т. д.) с автоматическим присвоением регистрационных номеров,
• подготовка проекта документа, составление и передача его по маршруту, согласование и утверждение,
• регистрация документа и передача на рассмотрение, подготовка отчета об исполнении,
• контроль исполнительской дисциплины,
• напоминание участникам процессов документооборота о необходимости выполнения действий,
• уведомление о просрочке выполнения заданий,
• автоматизированное создание, согласование и утверждение электронных документов с использованием электронной подписи и средств аннотирования электронных документов,
• сканирование документов с бумажных носителей непосредственно в базу данных с помощью встроенного модуля сканирования,
• создание файлов документа на основе корпоративных шаблонов из специального справочника «Шаблоны файлов»,
• построение отчетов любых типов (различных реестров, аналитических отчетов и т. д.).

Ценность своевременного принятия решения, особенно в процессе строительства объекта, очень высока. Работайте с проектами независимо от того, где вы находитесь.

Основные возможности ЛОЦМАН:24:

• работа со списком заданий (группировка по фильтрам, поиск по теме, дате, пользователям),
• уведомления о новых заданиях и сообщениях,
• редактирование заданий и выдача новых,
• работа с заданием (смена состояния, поддержка вложений и переписки),
• загрузка и просмотр документов из корпоративной базы,
• поиск документов в базе,
• работа в офлайн-режиме.

Эффект от внедрения ЛОЦМАН:24:

• рост производительности труда,
• доступ к полной информации по проектам,
• своевременное принятие управленческих решений,
• мобильность руководителя при управлении проектами.

Работы по установке и настройке ЛОЦМАН:ПГС с базовым функционалом:

• определение пилотного проекта,
• развертывание базы ЛОЦМАН:ПГС на сервере,
• установка и настройка подключений клиентских рабочих мест к серверу ЛОЦМАН:ПГС,
• обучение сотрудников заказчика работе в ЛОЦМАН:ПГС,
• передача системы в опытную эксплуатацию.

По результатам опытной эксплуатации рассматривается необходимость разработки дополнительного функционала, специализированных отчетов и увеличение объема лицензий.

Система допускает расширение функциональности для решения растущих и новых задач не только в области управления проектированием, делопроизводства, хранения документации, но и в других областях, смежных с основной производственной деятельностью проектных организаций.

При разработке системы ЛОЦМАН учитывается такая возможность и предоставляются следующие инструменты:

• прикладной программный интерфейс (API) для разработки прикладных интерфейсных модулей (плагинов) расширения функциональности клиентского модуля ЛОЦМАН, а также для интеграции с любым внешним приложением,
• механизм формирования сводных ведомостей, включающий дизайнер для разработки произвольных форм отчетов специалистами предприятия.